| 出張関係 | 郵便と学内便 | ヤマト運輸と佐川急便 | AFMｃお手伝い |
| 海外出張 | 放射線（化・理・高） | Apple、生協、モノタロウ | 事務部リンク集 |
| 先方負担 | RF/RA | 輸出について | 備忘録 |
| 海外招聘 | 派遣研究員 | 輸入許可通知書 | 新入生へ |
| 業務命令 | 寄附申込 | 銀行振込依頼書 | 法人カード |
| 発注記録と検収 | 兼業依頼 | 会議室予約とポスター印刷 | |
| 立替払い | 共同研究 | その他 |
フォームに従ってご記入ください
わからない時は石田にご相談ください
▶出張から戻ったら旅程の変更の有無に関して石田まで報告してください。
▶学生さんの新幹線等利用の場合の出張報告について
学生さんは出張から戻ったら新幹線の乗車券・特急券を石田に提出してください乗車区間が明記されていない場合は手書きで区間を記入してください
※ 学生さんの先方負担の場合は旅行伺いは不要です。
教員：①海外保険は化研で入ってくれる、 ②アイラックは自分で入る
。学生：①海外保険は 自分で入る、②アイラックは工学事務で入ってくれる。
| 自宅発着 | 先方用務のみ | 旅行伺い不要 X | 有給又は振替休日 |
| 大学発着 | 先方用務のみ | 旅行伺い不要 X | 先方で事故があった場合保証なし |
| 大学発着 | 先方で本学用務も含む | 旅行伺い必要 〇 | |
年度の最初に全体の申請として「様式2」（申請書も添付）を提出 する。
輸出は「様式2」を使用 する。
招聘（外国人）は①「様式１」を使用 する。②研究計画書と③CVも添付
（研究計画書：拠点の人は1月～2月あたりに申請した拠点の申請書で代用）
１日だけの超短期の場合や、CVが添付できない場合は「様式２」を使用
● 経歴書が添付できる場合は「様式１」
● 経歴書が添付できない場合は「様式2」
● 「租税条約 無 」「源泉徴収 20.42％」
● 【招へいの証拠書類について】
・JR利用の場合は 証拠書類提出不要
・航空機利用の場合は
領収書提出要、搭乗を証明する書類も提出要
搭乗案内でしたら本紙 搭乗証明書のみPDF可
職員の京都市内の出張は「業務命令立替払」（領収書不用）
学生の京都市内の出張は「出張管理システム」
● １品が200万円以上、又は総額500万円以上は事務発注
( 500万円以上の事務発注見積書+ カタログ 仕様策定委員の申請書+ 仕様書 ）
（ 内、１品が200万円を超えるものは相見積もり又は直販証明書+総代理店証明書も必要）
● 500万円以上は掛長に来てもらって検収、500万円以下は検収所のおじさんに来てもらって検収
● 1品200万円以上又は総額500万円以上は教員の検査サインが必要
● 修理の検収サインは研究室内２名
【検収担当者について】
① 頻度が少なく少額の消耗品の場合 先方に納品して物品と送付状の写真を送ってもらい、こちらで検収。 発注される場合は京大事務に登録のある業者かどうか確認する。
② 頻度が多い場合 化研所長名で先方事務に委嘱する。
連絡先： 3375
【法人カードの利用範囲】
◎ 利用可能
・書籍
・消耗品、少額資産（1品あたり50万円未満）
・出張時におけるレンタカー代、 ガソリン代（自家用車使用時を除く）、高速代
・学会参加費（バンケット代には使用不可）
・論文投稿料、掲載料、別刷代
・カード決済可能な外国への支払い
・クラウドサービス利用料等のインターネットを介したサービス提供料
✕ 利用不可
・私的利用（私物の購入、Amazonプライム会費等）
・旅費として支給される乗車券、航空券、宿泊料、旅行雑費（ETA申請代等）
・1品あたり50万円以上の資産
・ネットオークション（法人カードに限らず、本学の取引形態として利用不可）
・バンケット代（懇親会費類）
※参加費とバンケット代が一体となって請求される学会参加費についても不可
・カード名義人以外の利用
・利用限度額を超えた使用（ 利用限度額は100万円／月 ）
2025年から学生さんの「立替払承認申請書」は不用になりました。
また限度額は50万円に引き上げになりました。
50万円以上の立替払をする場合は事前に「立替払承認申請書」の提出が必要
▶ 立替払請求書
▶ 立替払請求書（業務命令用）
▶ 立替払承認申請書
学会参加費の立替払請求の取扱
・学会参加前に立替払請求する場合
→ 立替払を行った日から14日以内に立替払請求書を提出
・学会参加後に立替払請求する場合
→ 学会の最終参加日から14日以内に立替払請求書を提出
※２週間を超えると事務に竹中先生名で「理由書」（竹中先生から事務へのお詫びの一筆）が必要となりますので、ご注意ください。
※オンライン開催の学会へのリモートで参加する場合の参加費の立替払いについては
参加証（参加証の発行がない場合は参加受付完了メール等）の写しに
参加者による自署で氏名及び参加日を記入したのを提出
参考：（学会参加費の立て替え払いについて）
※ クレジットカードを使った立替払いは12月まで。1～3月は不可。
※ （石田メモ）
▶ 京都市内出張の場合は立替払請求書に付箋で旅費が発生しないことを記入。
▶ [イゴール源泉徴収代 ] (イゴール代）×20.42％÷79.58％＝源泉徴収代
▶ [イゴールの立替払い] カード明細がでてから２週間以内
【郵便】
郵便物に郵便物送付表をつけて私に渡してください。
私が不在の場合は郵便物と送付表をクリップでとめて、３階事務の手前左手奥の郵便物の箱に４時までに入れておけば その日のうちに発送されます。
【学内便】
私が不在の場合は3階事務のボックスが並んでいるところのお目当てのボックスに入れてください。
桂と吉田は右側の手前一番上にあります。
わからない場合はインフォメーションセンターのお姉さんにきいてください。
【PF】様式第１０号 外来放射線作業個人管理登録表
【J-PARC】様式???
学部生 ：工学部所属 → 吉田を記載
大学院生：工学研究科所属 → 桂を記載
工学研究科長印と放射線取扱主任者印の押印は
Aクラスター庶務掛 まで
メールで送付の場合：090sashomu@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp
または、化研・施設環境課・濱本さん経由でお願いする。
------------------------------------------------------------
【所機関名】 （2025年情報）
国立大学法人 京都大学 大学院工学研究科
【院生】 （2025年情報）
所属機関部署名称：京都大学工学部大学院工学研究科
住所：〒615-8530 京都府京都市西京区京都大学桂
Phone：075-383-2009
【学部生】（2025年情報）
所属機関部署名：工学部 工業化学科
住所：〒606-8317 京都府京都市左京区吉田本町
Phone：075-753-7531
------------------------------------------------------------
【送付先】（PF）
〒305-0801
茨城県つくば市大穂１－１
高エネルギー加速器研究機構
放射線管理室 御中
------------------------------------------------------------
【送付先】（J-PARC）
〒319-1106
茨城県那珂郡東海村白方162-1
いばらき量子ビーム研究センター(IQBRC)
J-PARCセンターユーザーズオフィス 御中
外来放射線作業者登録申請書
学部生 ：工学部所属 → 吉田を記載
大学院生：工学研究科所属 → 桂を記載
工学研究科長印と放射線取扱主任者印の押印は
Aクラスター庶務掛 まで
メールで送付の場合：090sashomu@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp
または、化研・施設環境課・濱本さん経由でお願いする。
------------------------------------------------------------
【所機関名】 （2025年情報）
国立大学法人 京都大学 大学院工学研究科
【院生】 （2025年情報）
所属機関部署名称：京都大学工学部大学院工学研究科
住所：〒615-8530 京都府京都市西京区京都大学桂
Phone：075-383-2009
【学部生】（2025年情報）
所属機関部署名：工学部 工業化学科
住所：〒606-8317 京都府京都市左京区吉田本町
Phone：075-753-7531
------------------------------------------------------------
【送付先】
〒671-5148
兵庫県佐用郡佐用町光都1-1-1
（公財）高輝度光科学研究センター
利用推進 御中
または
〒671-5148
兵庫県佐用郡佐用町光都1-1-1
国立研究開発法人 理化学研究所
放射光科学研究センター
松本 泰子 様
RF/RFAは毎年申請しなければいけない。採用日は原則１日と１６日。イレギュラーで勤務採用日。
勤務表は毎月20日～25日に事務に提出しなければいけません。それまでに押印を済ますようにお願いします。
勤務に変更がある場合は、前日までに「勤務態様の変更届」をメールで提出してください。
（事前に変更の予定がわかっている場合は、できるだけ早くに変更届を出してください。）
● 勤務態様の変更届は２日前迄に提出（前日15：00迄でも間に合うけど）
【記入例】
● 勤務表記入例まとめ（2025版）
● 勤務表記入例まとめ（旧）
● 勤務変更届を出して勤務を変更した場合の記入例
● 欠勤と欠勤分を超過勤務した場合の記入例
● 勤務態様の変更届記入例
【雇用前】
・事務発注で雇用のため、見積書（派遣会社で作成してもらう）と仕様書が必要
（勤務表は時間雇用の人の雛形で作成して先方に送る）
・事前に見積書と仕様書を北川様に提出して雇用
【雇用後 】
・Eメールアドレスの取得
総務掛に放射線作業登録のため、SPS-IDの発行をお願いする
姓名 （ふりかな） ローマ字
（例）化研 花子 （かけん はなこ） KAKEN Hanako
・化研担当に「特任研究員」の名称をもらう（必要があれば）
・新規教育訓練・血液検査の申し込み
▶令和４年１１月２９日から、短期間の兼業（※）につきましては、依頼状の提出が不要となりました。
※短期間の兼業（以下のいずれかの場合）
①１日限りのもの。
②２日以上６日以内の場合で、総時間数が１０時間未満のもの。
産学連携掛 <uji.extacc@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp>
▶共同研究契約書_ひな形（秘密保持契約書）
「ログイン」→「自宅で送り状発行」→「発払い」→「宅配便」
→「情報入力」→「登録」→（チェックを入れる）→「印刷」
→（プレビュー画面を片面印刷）→「集荷受付」
【注意！】✕ログイン直後の画面の「集荷申し込み」は使用しないでください。
クロネコメンバーズ ID: zaibutu2 パス: zaibutu3142
● 佐川集荷依頼
スマートクラブログイン ID: zaibutu2@scl.kyoto-u.ac.jp パス: takenaka3142
【飛脚宅配便受付サービス】 → 【サービス申し込み】
● 佐川チャーター便は末締め、請求書は郵送
●モノタロウ
ログイン ID: x7613203
パス: zaibutu3142
取寄せ専用アドレス jpcqhandling@dhl.com 輸入許可通知書発行のお願い ディー・エイチ・エル・ジャパン株式会社 御中 京都大学化学研究所・竹中研究室の石田と申します。お世話になっております。 航空運送状番号
XXXXXXXXXX について、輸入許可通知書の発行をお願いいたします。（PDF添付） 会議室もポスター印刷もこちらから予約 https://www.kuicr.kyoto-u.ac.jp/mngroomN/index_icr.html ①左のフレームをスクロールして一番下 ⇒ 暗証コードを入れてログイン 暗証コード：zaibutu3140 ②左のフレームから会議室を選択 ③予約したい日の（予約）マークを選択 ④下の空欄に時間と予約タイトルを記入して「予約を再確認」⇒「予約を申し込み」で完了 ● 会議室の鍵は３階事務の化研担当で借りる。 ● プリンター室の鍵は 広報室（N-306C）で借りる。 大型プリンターの利用について（PDF） ・食事伺い ・立替払い輸出について
輸入許可通知書の取り寄せ
銀行振込依頼書
会議室の予約とポスター印刷
その他
【AFMIR, CT 予約】
【ソフトウエアライセンス借り方】
AFMcのお手伝い
事務部 様式リンク集
・カードキー（ICカード、施設利用証）使用許可申請書/入退室管理システム登録申請書（別棟用）
● 10月 2022年度学生特別健康診断（一般化学物質）の実施
（社会人ドクターは同等の健康診断を受けている場合はパスできる）
● 社会人ドクターも工学部生のため新規教育訓練と血液検査は受講しなければならない
● 放射線のWeb問診は６月と１２月の年２回
● RAの雇用伺いは２週間前に提出、スタートは１日or１６日、又は、用務の入っている日
研究室事務の石田です。よろしくお願いします。
① 学籍番号と京大のEメールアドレスがわかれば、下記フォームからご登録をお願いします。
▶新入生登録フォーム
② 事務処理用の印鑑を用意して石田に預けてください。
100均の印鑑程度で良いです。（できればシャチハタでないほうが好ましいです。）
新年度早々に放射線の作業登録のために必要です。
こちらで用意した方が良い場合は言ってください。（100均で購入のため有料）
③ 石田からの事務連絡のメールには開封即答でお願いします。
アドレスは zaibutu2@scl.kyoto-u.ac.jp です。受信できるように設定してください。
締め切りがある連絡の場合、たとえ締切が先であっても、可能な限り即答していただけると助かります。即答できない場合は「今はわからないので XX 頃に連絡します」等の返信をお願いします。
自分にとっては返信が必要ない内容であっても、開封済であることの確認のため「了解」等の返信をいただけると助かります。
④ 事務から届いた学生さん宛の書類はお茶部屋（N-220C）のメールボックスに入れます。
研究室に来た時は必ずチェックするようにしてください。
⑤ お茶部屋にはネスプレッソとバリスタがあります。
有料（20円～80円）ですが、利用は自由です。マグカップは各自持ってきてください。
自分で買ってきたネスプレッソのカプセルを使ってもOKです。
⑥ 学外実習定期が必要な場合は「学外実習定期エクセル」に記入して石田まで送ってください。
発行までに一ヶ月ほどかかります。
毎月５日締切（５日が土・日・祝日に当たる場合はその直前の平日）
▶ 学外実習定期とは
▶実習定期の申請区間について
▶学外実習定期エクセル
【問い合わせ先】
京都大学工学研究科教務課
桂Aクラスター事務区 教務掛
TEL:075-383-2077
Email：090kakyomu@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp
（B4)京都大学工学部工業化学科事務室
Tel ０７５－７５３－５６００
Mail koka@adm.t.kyoto-u.ac.jp
090kkougyoukagaku@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp
⑦ 火曜日と金曜日(14:20-15:00)はゴミの日です。研究室にいる人はゴミ出しの協力をお願いします。
⑧ 学生さんが海外に行く場合は、私用の観光旅行であっても教務に海外渡航届を申請をしなければいけません。
海外旅行の予定が決まった場合は早目に先生方又は石田にご連絡ください。
その他、わからないこと気になることがあれば、ご相談ください。